• Comment activer la planification des visites sur l'application web
• Vérifier le droit d'accès de l'utilisateur web
• Comment planifier des visites
• Comment télécharger en bulk des événements sur l'application web
• Comment accéder aux événements/visites créés sur l'application mobile
• Comment valider les événements sur l'application web
• Processus de visualisation des validations

Il s'agit d'une fonctionnalité conçue pour optimiser la programmation des visites de votre équipe de terrain. Cet outil innovant permet aux responsables et aux travailleurs sur le terrain de coordonner sans effort les visites des clients sur les plateformes web et mobiles, garantissant ainsi un service efficace et en temps voulu.

Mise à jour passionnante!
La fonction de planification des visites est désormais disponible pour tous les nouveaux environnements. Pour nos clients existants, cet outil puissant peut également être activé sur demande**.

Comment activer la planification des visites sur l'application web

1. Accéder à la page des paramètres:

• Cliquez sur l'icône des paramètres à côté du nom du client.

• Sélectionnez Paramètres et naviguez jusqu'à l'onglet Add-on.

2. Activer la planification des visites:

• Cliquez sur Modifier les détails.

• Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour appliquer les changements.

Une fois activée, la fonction de calendrier/planning apparaîtra sur le côté gauche du panneau de l'interface Web.

3. Configuration du week-end (facultatif)

• Pour permettre la fonctionnalité du calendrier pendant les week-ends, accédez à la page des paramètres de l'environnement.

• Dans l'onglet Principal, descendez jusqu'à Configuration du suivi GPS et activez la case à cocher Afficher le week-end, puis enregistrez vos modifications.

Les jours du week-end seront inclus dans le calendrier comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

4. Configuration du calendrier en deux étapes

Notre système prend en charge deux type configurations du calendrier :

1. Calendrier jour et heure - Inclut à la fois les jours de la semaine et des créneaux horaires spécifiques pour une programmation détaillée.

2. Calendrier journalier uniquement - Se concentre uniquement sur les jours de la semaine, sans dates ni heures spécifiques.

Étape 1 : Calendrier journalier et horaire

Le calendrier Jour et Heure comprend à la fois les jours de la semaine et des créneaux horaires spécifiques, ce qui le rend idéal pour une programmation détaillée.

Une fois que vous avez activé le calendrier dans l'onglet Addon, le jour et l'heure seront automatiquement définis.

Étape 2 : Activer le calendrier journalier

Le calendrier journalier est un système de planification simplifié qui se concentre exclusivement sur les jours de la semaine. Il est utile dans les cas où la date exacte n'est pas importante, tels que les plannings récurrents pour les équipes de travail, les sessions de formation ou la planification de route.

Pour activer le calendrier journalier :

• Accédez aux Paramètres du client.
• Allez dans l'onglet Principal.
• Naviguer vers configuration de la planning.
• Activez la case à cocher Day-Only Calendar
• Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Vérifier les droits d'accès de l'utilisateur Web

Voici les étapes à suivre pour vérifier les droits d'accès de l'utilisateur Web :

• Allez à la page de l'icône des paramètres organisationnels du client

• Puis dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur « Modifier les détails ».

• Ajuster l'accès des utilisateurs dans la section du profil où nous avons les différents droits, Viewer, Editor et Admin.

Assurez-vous que l'option « Donner accès à toutes les ressources » n'est pas activée pour les utilisateurs ayant des rôles de lecteur et d'éditeur.

Comment programmer des visites

Une fois que toutes les conditions préalables sont remplies :

• Si l'utilisateur est lié à un utilisateur mobile qui n'est pas un chef d'équipe, chaque visite créée est automatiquement attribuée au même utilisateur mobile (celui qui est lié à l'utilisateur web connecté).

• Si l'utilisateur est lié à un utilisateur mobile qui est un chef d'équipe, pour que le bouton Ajouter une visite soit activé, il doit d'abord sélectionner un utilisateur mobile (lui-même ou ses coéquipiers) dans le filtre de l'utilisateur de terrain.
  Cliquez sur le calendrier dans le panneau de gauche, un écran s'ouvre et cliquez sur le bouton Ajouter une visite.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Ajouter une visite, un petit écran s'ouvre et vous demande de sélectionner un client, une date, une heure, la fréquence d'une visite et un commentaire.

Une fois que vous avez rempli tous les champs requis, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder toutes les informations saisies. Une fois cette opération effectuée, l'événement créé/la visite ajoutée apparaîtra dans le calendrier.

Comment modifier, supprimer des événements/visites créés ?

Les utilisateurs disposant des droits appropriés sont les seuls à pouvoir modifier ou supprimer un événement, c'est-à-dire un Éditeur ou un Admin.

Pour éditer, survolez l'événement, cliquez sur l'icône d'édition, modifiez les détails nécessaires et cliquez sur le bouton d'enregistrement pour sauvegarder.

N/B : Les événements marqués comme "Effectués" ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. Il en va de même pour les événements planifiés et terminés sur l'application mobile.

Étape par étape : Suppression des visites programmées** **

**

Pour supprimer des visites dont la fréquence n'est pas définie, cliquez sur l'icône de suppression.

Lorsqu'ils tentent de supprimer une visite dont la fréquence est définie, les utilisateurs voient apparaître une boîte de dialogue de confirmation proposant trois options distinctes :

1. Cette visite

• Cette option est idéale lorsque l'utilisateur ne souhaite supprimer qu'une seule visite.

• Elle est généralement utilisée lorsqu'une visite spécifique est annulée, alors que les autres ne sont pas affectées.

2. Cette visite et les visites futures

• Cette option est utile pour les visites récurrentes dont les visites ultérieures ne sont plus nécessaires.

• Par exemple, si une visite hebdomadaire répétée est interrompue à l'avenir, cette option supprimera la visite en cours et toutes les visites à venir.

3. Toutes les visites

• Cette option supprime l'ensemble des visites en cours et à venir liées à cet horaire particulier.

• Utilisez cette option lorsqu'un plan de visite est entièrement supprimé ou lorsque la série a été créée par erreur.

Créer des visites en tant que chef d'équipe

En tant que chef d'équipe, avant de créer un événement pour votre équipe, vous devez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs pour lesquels vous planifiez des visites.

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter une visite, ajoutez toutes les informations nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l'événement créé.

Comment filtrer les événements par statut

Dans le calendrier, différentes actions peuvent être effectuées.

Pour filtrer les événements créés, effectués ou annulés en fonction de leur statut, cliquez sur le filtre Statut de la visite situé en dessous du programme, dans la partie supérieure gauche de l'écran.

Nous pouvons filtrer les événements en fonction des différents statuts des événements créés ;

• Refusé - Il s'agit d'un statut d'événement créé et annulé.

• Effectué - Il s'agit du statut d'un événement créé et dont les visites ont été effectuées à l'heure spécifiée.

• Prévu - Il s'agit d'un événement créé qui doit encore être visité/les visites ne sont pas terminées.

• En retard - Il s'agit d'un événement créé mais dont la visite n'a pas été effectuée à l'heure spécifiée.

• En cours - Il s'agit du statut d'un événement qui a été planifié mais qui n'a pas encore été validé.

Comment télécharger en bulk des événements sur l'application web

La fonctionnalité de téléchargement en bulk vous permet, en tant que gestionnaire, de programmer plusieurs visites pour vos utilisateurs en quelques clics seulement.

Voici un guide sur la manière d'effectuer l'opération en bulk

• Étape 1.
  Accédez à la section calendrier de l'application web, en haut à droite de l'écran, cliquez sur ajouter une visite et sélectionnez **Plusieurs Visites **.

• Étape 2. Après avoir sélectionné l'option plusieurs visite , vous devrez cliquer sur le (lien) fourni avec un modèle CSV dans lequel vous devrez saisir les données relatives aux visites de vos utilisateurs.

• Etape 3.
  Dans le modèle, vous remplirez les détails requis dans le format indiqué dans les données pré-remplies, puis vous les enregistrerez et les téléchargerez.

Une fois le modèle téléchargé avec succès, toutes les visites programmées apparaîtront dans le calendrier.

Pour plus d'informations, cliquez sur cette vidéo Comment créer des évènements

Comment accéder aux événements/visites créés sur l'application mobile ?

Pour consulter les visites prévues aujourd'hui :

• Cliquez sur la page du calendrier en bas à gauche de votre écran, qui vous présentera par défaut les visites prévues pour la journée en cours.

• Le chef d'équipe disposant des droits appropriés ajoutera des visites via l'application mobile en cliquant sur le bouton Ajouter une visite.

• Pour modifier ou supprimer des visites planifiées, cliquez sur les trois points situés à côté d'un événement pour accéder aux options.

Pour consulter les événements hebdomadaires :

• Utilisez le bouton « Ma Semaine » dans le coin supérieur droit pour obtenir un aperçu des événements prévus pour des jours spécifiques.

• Vous pouvez également utiliser les flèches du calendrier pour naviguer d'une semaine à l'autre dans la vue du calendrier, afin de voir facilement ce qui est prévu pour les semaines à venir.

Pour plus d'information merci de consulter cette vidéo comment créer une visite dans l'agenda

Vous pouvez également rechercher des événements ou des visites planifiées en cliquant sur l'icône de recherche située à côté de l'icône du calendrier.

Les utilisateurs sur le terrain peuvent également consulter les rapports sur l'appli mobile dans l'onglet Rapports.

Comment créer des visites via l'application mobile sur la page Agenda

Pour créer un événement dans l'application mobile sur la page des événements, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'application et accédez à l'agenda en sélectionnant la première page ;
2. Dans le coin inférieur droit de l'écran, appuyez sur le bouton + Ajouter UN EVENEMENT.
3. Saisissez tous les détails nécessaires pour l'événement :

• Client - Client pour lequel vous planifiez une visite

• Commentaire : Toute note ou objectif de la visite.

• Date : La date prévue de la visite.

• Heure : L'heure à laquelle vous avez l'intention de commencer la visite.

• Durée : La durée estimée de la visite. - Par exemple, 15 minutes, 30 minutes, 60 minutes, 2 heures, 4 heures, 8 heures.

4. Une fois toutes les informations renseignées, confirmez en enregistrant l'événement.

L'événement sera alors ajouté à votre agenda en fonction des dates sélectionnées.

Comment créer une visite via l'application mobile sur la fiche du client

Vous pouvez facilement programmer une visite directement à partir de la fiche du client en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez le client/l'agent/l'agriculteur que vous souhaitez visiter.

2. Une fois que ses détails apparaissent, naviguez jusqu'à l'onglet Info.

3. Sous Prochaine visite, cliquez sur le bouton +Ajouter une visite.

4. Complétez les détails pertinents :

• Commentaire : Remarques ou objectifs de la visite.

• Date : La date prévue de la visite.

• Heure : L'heure à laquelle vous avez l'intention de commencer la visite.

• Durée : La durée estimée de la visite.

5. Une fois tous les détails saisis, cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer et sauvegarder l'événement.

En suivant ces étapes, votre visite sera programmée et enregistrée avec succès dans le système.

Pour plus d'information merci de consulter ses vidéos:
Comment configurer le planning
Comment faire une visite planifiée

Comment valider les événements sur l'application web

Les gestionnaires ont souvent besoin de valider les événements créés par les utilisateurs mobiles afin de maintenir un système de planification organisé et efficace.

Voici un guide sur la façon d'activer et de valider les événements :

1. Accédez aux Paramètres :

Dans l'application web, accédez à la page principale des paramètres, puis cochez la case "Permettre la validation" pour activer le processus de validation des événements.

2. Valider les événements :

Une fois que les utilisateurs mobiles ont créé des événements, ils apparaissent sur l'application web avec un statut en attente.

En tant que responsable ou chef d'équipe, vous pouvez valider ou refuser ces événements à partir de l'application Web.

Voici comment procéder :
Accédez à la fonction de planning de l'application web.
Utilisez les options de filtre pour sélectionner l'utilisateur mobile dont vous souhaitez examiner les événements. Cela permet de réduire la liste aux événements pertinents programmés par les utilisateurs mobiles.

Révision des événements :

Cliquez sur l'événement que vous souhaitez valider ou refuser. Des options détaillées s'ouvrent alors pour cet événement spécifique, à savoir Valider ou Refuser l'événement.

Valider ou refuser les événements :

• Si vous validez l'événement, son statut sur le téléphone portable de l'utilisateur passera de « En attente » à « Planifié », ce qui signifie que la visite est approuvée et que les utilisateurs peuvent procéder à leurs visites programmées

• Si vous refusez l'événement, il reste en attente et les utilisateurs ne pourront pas effectuer la visite pour le point de vente/client.

Le responsable peut fournir à l'utilisateur mobile un retour d'information expliquant pourquoi l'événement a été refusé lors de l'approbation à partir de l'application web, que l'utilisateur verra à partir de son téléphone mobile.

La validation des événements permet de rationaliser la planification et la programmation au sein de l'équipe et de garantir une couverture adéquate des points de vente non visités.

Processus de vérification des validations

Une fois que le manager a validé un événement en attente sur l'application web :

• L'utilisateur doit se rendre sur la page de l'agenda.

• Sur la page de l'événement, il doit cliquer sur l'icône d'actualisation pour mettre à jour la page.

• Après avoir actualisé la page, l'utilisateur pourra voir les validations qui ont été effectuées.

L'utilisateur est ainsi assuré de recevoir les dernières mises à jour sur l'état de validation de l'événement.

Mis à jour le : 04/06/2025