Crear, ver y editar reportes de actividad

Tabla de Contenidos:

Principal
Parámetros de la actividad
Diferentes tipos de preguntas
Parámetros de la pregunta
Gestionar preguntas en el flujo de trabajo
Parámetros de actividad a definir
Alcance del Informe de Actividad
Compartir valores de la actividad con un usuario externo
Usar un atributo del cliente como una expresión meta en el flujo de trabajo
Cómo filtrar elementos en una matriz
Ver un informe de actividad
Descargar informes de actividad
Compartir informes de actividad en PDF

Principal

Seleccione la pestaña "Actividades" en la sección de flujo de trabajo en el menú de la izquierda.

Cómo crear una Actividad

Haga clic en (+ Crear actividad) en la parte superior derecha - Nombre la actividad que desea crear

Dentro de la Actividad creada, tenemos:

Añadir preguntas
Cargar en formato JSON
Descargar en formato Excel o CSV

Parámetros de la actividad:

Nombre de la actividad: el nombre que se mostrará en la aplicación móvil para el usuario
Título de visualización: una expresión meta del título de la Actividad que se mostrará en la aplicación móvil para el usuario. Puede definir el ámbito del título de visualización añadiendo una nueva expresión
Tipos de actividad
- Estándar: para la recogida normal de datos
- Actividades personalizadas

Diferentes tipos de preguntas

Texto abierto - Se utiliza para campos de texto de entrada, por ejemplo, comentarios.
Número decimal abierto - Seleccionado para valores numéricos de entrada con decimales.
Número entero abierto - Se utiliza para entradas numéricas solamente.
Número de teléfono - Se utiliza en preguntas que requieren que los usuarios capturen números de teléfono.
Pregunta de elección única - Utilice este tipo de pregunta para preguntas que requieren que los usuarios de la aplicación seleccionen solo un valor de una lista de valores. Cubre preguntas que requieren una única respuesta o solo un valor/opción.
Pregunta de elección múltiple - Esto permite la selección de dos o más valores de un conjunto de valores/opciones.
Texto de entrada múltiple. Para tener texto en varias líneas.
Una sola elección en la lista - Se utiliza cuando se requiere seleccionar una opción de una lista previamente cargada. Por ejemplo, Outlet visitado. (Primero, debe cargar una lista a través de la pestaña de lista en la WebApp)
Elección múltiple en la lista - Con este tipo de pregunta, los usuarios pueden seleccionar dos o más elementos de/en la lista. (Primero, debe cargar una lista a través de la pestaña de lista en la WebApp).
Imagen - Se utiliza en/para preguntas que requieren que los usuarios de la aplicación tomen una foto, por ejemplo, fotos de productos y puntos de venta.
Firma - Se utiliza para preguntas que requieren que los usuarios de la aplicación FieldPro capturen firmas, por ejemplo, firmas de clientes.
Selector de ubicación - Se utiliza para preguntas que piden a los usuarios capturar coordenadas. Permite a los usuarios de la aplicación capturar coordenadas GPS del lugar exacto en el que se encuentran en un momento determinado, por ejemplo, coordenadas del punto de venta.
Escáner de código de barras - Se utiliza para preguntas de entrada de código de barras, permite a los usuarios de la aplicación escanear un código de barras usando la cámara de su dispositivo.
Selector de fecha/hora - Estos tipos de preguntas se utilizan en preguntas que requieren que los usuarios de la aplicación capturen fechas o tiempos.
Matriz en lista - Este tipo de pregunta realiza la misma acción que Matriz pero en lugar de usar encabezados de preguntas, usa elementos en lista, para usar este tipo de pregunta primero debe cargar elementos en la pestaña de lista. Por ejemplo, Productos.
- Una matriz puede tener varias subpreguntas. Para definir la subpregunta para la cual el valor se mostrará en la vista de resumen en la aplicación móvil, haga clic en el conmutador "Resaltar respuesta".
- Una matriz muestra elementos en 2 niveles. El nivel 1 se llama "categoría" y es un atributo que servirá como encabezados en la matriz, para navegar entre los elementos. El atributo que se usará como categoría debe definirse en el nivel de cada pregunta de matriz. Solo se pueden usar atributos de elección única como categorías.



Cálculo - Este tipo de pregunta se utiliza cuando desea realizar cálculos simples sobre los valores ingresados en diferentes preguntas, incluye; Multiplicación, división, sustracción y adición. De este tipo de pregunta, por ejemplo, puede conocer el monto total de ventas calculando precio y cantidad.

- Un cálculo se construye usando operandos
- Hay varios operandos

a. Respuesta de pregunta. Se deben seleccionar etiquetas de preguntas.
Si desea usar un atributo de una lista, debe asegurarse de que haya un atributo con formato numérico en esta lista.
b. Operación. Para cualquier otro cálculo que ya exista en el flujo de trabajo.
c. Atributo de elemento. Solo disponible para el segundo operando si el primer operando es una respuesta de pregunta que selecciona un elemento, como una elección única en la lista o matriz en la lista.

- Se pueden usar varios operadores:
a. Sumar
b. Multiplicar
c. Restar
d. Dividir

Es posible tener un cálculo dentro de una subpregunta de matriz, con atributos de elemento como operando. Lo que puede servir para calcular subtotales, por ejemplo.
Primero debe crear un atributo en la lista que devuelva un número al añadir un cálculo que involucre un atributo de lista, de lo contrario no se mostrarán opciones para los operandos.

Texto sin formato
- Con esta pregunta, puede mostrar texto al usuario.
- El texto puede estar compuesto de texto y también obtener valores de atributos de lista, como el precio de un artículo. La sintaxis para usar para incluir atributos de lista aquí está detallada en esta página.

Parámetros de la pregunta

Etiqueta de la pregunta: una etiqueta es un código interno para referirse a la pregunta. Debe ser única, en minúsculas. Al crear una nueva pregunta, se le propondrá la lista de etiquetas existentes del mismo tipo de preguntas en otros flujos de trabajo del entorno del cliente. Esto es útil para estandarizar las consultas y los informes.
Texto de la pregunta: el texto que aparece en la aplicación móvil para los usuarios.
Pregunta obligatoria: define si una pregunta debe ser respondida antes de los informes de actividad.
Texto de respuesta: texto que se muestra una vez que se ha completado una pregunta.
Lista vinculada a la pregunta: se utiliza para vincular una lista de preguntas con la lista.
Imposible cambiar la pregunta: restringe a los usuarios móviles de editar/cambiar la respuesta de la pregunta.
Descripción de la pregunta: un texto descriptivo utilizado para ampliar o dar más detalles sobre una pregunta.
Valor predeterminado de la pregunta: es un valor/ opción constante que se preselecciona cuando no se proporcionan respuestas a los atributos.
La pregunta está oculta: se utiliza para ocultar preguntas a los usuarios móviles.
Es compartible: si una pregunta tiene este atributo, aparecerá en el resumen del informe de actividad compartido en la aplicación móvil del usuario.
Resaltar esta respuesta: al marcar este interruptor, significa que el valor se mostrará en el resumen de la pregunta de matriz en la aplicación móvil.
Expresiones meta: las expresiones meta determinan cuándo aparecerá la pregunta.

Los diferentes atributos en las actividades se pueden hacer únicos haciendo clic en los ajustes y activando el interruptor para evitar que el usuario realice dos envíos con el mismo campo.

Se puede definir para tipos de preguntas:

número de teléfono
entero
texto



Cómo usar expresiones meta

Las expresiones meta se construyen usando dos operandos. Puede ser:
una respuesta a la pregunta
una expresión meta
Después de seleccionar la respuesta a la pregunta, verá un modal con todas las opciones de elección única o múltiple en las preguntas, incluidas las del cliente seleccionado.
Los operadores pueden ser:
Y
DIFERENTE
IGUAL
O

y para respuestas enteras o decimales:
MENOS QUE
MÁS QUE
MENOS O IGUAL A
MÁS O IGUAL A

El segundo operando puede ser:
respuesta a la pregunta
constante (número y texto)

Si selecciona respuesta a la pregunta, se abrirá un modal comparando los valores de la respuesta.
Si selecciona constante, para una elección única o múltiple, las opciones serán VERDADERO o FALSO.

Las preguntas marcadas en "negrita" son obligatorias.
Las preguntas marcadas con la palabra expresión meta tienen una expresión meta adjunta.
Las preguntas marcadas con un icono de ojo están ocultas a los usuarios móviles.
Las preguntas marcadas con la palabra expresión meta y en negrita tienen tanto una expresión meta como son obligatorias.

Gestionar preguntas en el flujo de trabajo

Para añadir una pregunta,
haga clic en el icono +. Seleccione un tipo de pregunta.


Para replicar una pregunta,
haga clic en el icono de replicar, luego seleccione la etiqueta y el nombre de la pregunta.


Para cambiar el orden de las preguntas, utilice arrastrar y soltar.
El orden de las preguntas puede cambiarse arrastrando y soltando preguntas dentro del cuestionario.
Para editar una pregunta, haga clic en el icono de edición.
Para eliminar una pregunta, haga clic en el icono de eliminar.

Parámetros de actividad a definir

ID de la actividad: Es un identificador único generado por el sistema.
Nombre de la actividad: Aquí se define el nombre de la actividad.
Título de visualización: Aquí se define el nombre que se mostrará mediante expresiones meta.
Tipo de actividad.
Prerrequisito del informe: Ayuda a identificar actividades que requieren un registro de entrada/salida dentro o fuera de un objeto de visita.
El prerrequisito del informe puede establecerse como:
Selección de cliente: Esto se establece para restringir a un usuario en el extremo móvil para seleccionar un cliente antes de completar cualquier actividad.
Necesidad de visita: Esto se establece para restringir a los usuarios de realizar cualquier visita sin registrarse en el cliente.
Necesidad de visita y registro geográfico: Esto se establece para restringir a un usuario de completar cualquier flujo de trabajo sin registrarse en el cliente y estar en la ubicación del cliente.

Cuando el prerrequisito del informe se establece como selección de cliente, necesidad de visita y necesidad de visita y registro geográfico, y el usuario está completando un flujo de trabajo de varios pasos, el cliente seleccionado en el primer flujo de trabajo se preseleccionará automáticamente al completar el segundo flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se selecciona un cliente en Pedido como (Fieldpro), al completar la segunda parte que es entrega (Fieldpro), se preseleccionará automáticamente.
Preguntas importantes: Se utiliza como columna en la tabla del informe de actividad.
Rol: Define quién tiene acceso a la actividad.
Visibilidad del Informe de Actividad
- Web y móvil. Comportamiento normal.
- Web. Los informes de actividad/tareas son generados por el backend.

Alcance del Informe de Actividad

Determina qué usuarios móviles pueden ver y editar el informe de actividad de un usuario móvil. Hay varios parámetros:
Global: Todos los usuarios del cliente.
Equipo: Todos los usuarios de los equipos (más de un equipo).
Equipo único: Todos los usuarios del equipo al que pertenece el usuario móvil (solo un equipo).
Usuario móvil: Varios usuarios móviles.
Usuario móvil único: Solo el usuario móvil que envió el informe de actividad.

N/B; El alcance se define en la página de configuración de la lista (Alcance de la lista).

Compartir valores de la actividad con un usuario externo

Puede ver el resumen de un informe de actividad en la vista de historial y compartirlo con cualquier usuario externo a través de la aplicación de mensajería de su teléfono. Viene en formato de texto, lo que significa que se puede leer por SMS, WhatsApp, etc. Para compartirlo, debe hacer clic en el icono de compartir.

El contenido que se puede compartir depende de las preguntas que configure como compartibles en el generador de flujo de trabajo. El mensaje de resumen también contendrá los metadatos como la marca de tiempo, el ID del informe de actividad, el nombre de usuario, etc.

Puede agregar cualquier atributo del artículo/SKU como información compartible si el artículo ha sido seleccionado a través de una pregunta de elección única o matriz en la lista. Para esto, use una pregunta de texto plano y use la expresión meta relevante.

Esto es típicamente útil para actuar como un recibo digital para ventas a un minorista, vendedor de campo o para ser utilizado internamente como prueba de transacción.

Usar un atributo del cliente como una expresión meta en el flujo de trabajo

Al usar el módulo Cliente, el cliente seleccionado después del registro aparecerá automáticamente en el constructor de actividades como la primera pregunta. No puede editar la etiqueta, pero puede editar su nombre.

Luego puede seleccionar cualquiera de los atributos del cliente como una respuesta a la pregunta para basar la expresión meta.

Cómo filtrar elementos en una matriz

Una pregunta de matriz en una actividad muestra elementos de una lista.

Para hacer que todos los SKU sean obligatorios en la matriz, vaya a la pregunta de matriz, la pestaña de configuración y haga clic en "Obligar a que todos los elementos sean completados".

Es posible filtrar los elementos mostrados utilizando las expresiones meta.

Para hacer esto, vaya a la pregunta de matriz, la pestaña de condiciones y "Condición de restricción de elementos".



Luego, tendrá un constructor de expresiones meta que le permite definir la restricción.

En el ejemplo a continuación, queremos que ciertos SKU obligatorios solo se muestren según los tipos de tiendas para una actividad de auditoría minorista.

Entonces hemos creado en la lista de SKU diferentes atributos de elección única: tipo_cliente1 Sí/No, etc., para indicar si el SKU era un SKU obligatorio para ese tipo de tienda. Hemos creado tantos atributos como tipos de tienda.

En la expresión meta buscamos la equivalencia entre el tipo de cliente del artículo seleccionado (el SKU) y el tipo de cliente seleccionado en la actividad.

Si hay una coincidencia para el SKU para al menos uno de los tipos de cliente (ya que usamos el operador O), entonces el SKU se mostrará en la matriz.



IMPORTANTE:
1. Esto también se puede usar para definir diferentes precios según los tipos de clientes, donde se creará un precio por SKU según el tipo de cliente.
2. Las etiquetas y nombres utilizados en las opciones de pregunta de elección única para el tipo de cliente en la lista de SKU deben ser exactamente los mismos que los de la pregunta de elección única para el tipo de cliente en la lista de clientes.


En la sección de flujo de trabajo y haga clic en las actividades. Podrá ver todos los informes de actividad relacionados con ella. Utilice el botón de reproducción en la parte superior izquierda para definir un rango de tiempo, filtrando los informes de actividad mostrados. Utilice el botón de descarga para ver en formato Excel o CSV los detalles del informe de actividad, los metadatos y las respuestas.

Ver un informe de actividad

Para ver informes de actividad, vaya a la sección de flujos de trabajo, menú de actividades.

Las actividades se ordenan según las actividades con mayor número de informes de actividad.

Navegue a la actividad que desea ver, haga clic en ella y se mostrará un rango de informes de actividad.



Para ver un único informe de actividad, coloque el cursor sobre el informe de actividad y navegue al icono de visualización, haga clic en él para poder ver el contenido detallado del informe de actividad como se muestra a continuación.

Descargar informes de actividad

Vaya a la sección de actividades y haga clic en las actividades. Podrá ver todos los informes de actividad relacionados con ella.

Para descargar informes de actividad, haga clic en la flecha de descarga de informes en el extremo derecho, como se muestra a continuación.



Luego obtendrá los resultados en formato CSV y Excel. También puede usar los filtros para especificar los detalles para la descarga.

Compartir informes de actividad en PDF

Los informes de actividad se pueden compartir en PDF por correo electrónico. A continuación se detalla el procedimiento sobre cómo configurar.

Cómo configurarlo

En la sección de Flujo de trabajo, haga clic en crear un flujo de trabajo en la parte superior derecha de su pantalla de la aplicación web.

Nombre el flujo de trabajo según sus necesidades, por ejemplo, Generar informes de actividad y guárdelo.



Después de guardar, navegue hasta el flujo de trabajo creado y haga clic en el icono de edición para agregar los pasos para la ejecución del informe de actividad.

Para agregar el paso, simplemente haga clic en ellos, por ejemplo, queremos compartir el informe de actividad para el flujo de trabajo de Ventas, necesitaremos agregar el flujo de trabajo de ventas seguido del paso Exportar informe de actividad en PDF y el correo electrónico que contendrá la URL del informe de actividad que se muestra a continuación.



En el paso, Exportar informe de actividad, defina la identificación del paso como el flujo de trabajo del cual se extrae el informe de actividad para este caso - Flujo de trabajo de Ventas y guarde los cambios como se muestra a continuación.



En el siguiente paso, Correo electrónico de informes de actividad, establezca el cuerpo del correo electrónico en lenguaje HTML. Para insertar la URL, haga clic en la expresión meta + para establecer los campos como se muestra a continuación.







Una vez hecho, guarde. Así es como se verá el cuerpo del correo electrónico.



Después de configurar todos los pasos y campos importantes, guarde el flujo de trabajo.

Una vez que se complete el flujo de trabajo de ventas, su correspondiente informe de actividad se compartirá en PDF por correo electrónico a los destinatarios especificados como se muestra a continuación.

Actualizado el: 12/02/2024