Créer, afficher et télécharger des rapports de workflow
Cet article donne un aperçu clair de la manière de créer et de gérer des workflows.
Les workflows sont essentiels pour automatiser les processus et améliorer l'efficacité.
Nous présentons ci-dessous les concepts clés, les étapes de création des workflows et la manière d'afficher et de gérer les rapports sur les workflows.
Termes
Construire le workflow
Configurer les étapes
Configurer les 2 types de workflows
Workflow : une série d'étapes
Activité : un formulaire à remplir sur mobile ou web
Job : une action système automatisée
Déclencheur : un événement système
Étape : une composante d'un Workflow
Instance de Workflow : un Workflow qui a été démarré
Rapport de Workflow : un Workflow avec des données
Rapport d'activité : une activité avec des données
Nous avons 2 types de Workflow :
Workflow en une seule étape
Workflow en plusieurs étapes
Sur la page de résumé des workflows, vous pouvez déplacer chaque workflow en cliquant sur le bouton à l'extrême droite
Tout utilisateur disposant de droits d'édition sur les workflows a le droit d'organiser les workflows dans la disposition de son choix.
En premier, allez d'abord dans la section Workflow.
Un workflow est constitué de trois composantes :
Activités
Jobs
Triggers
Dans l'éditeur visuel (page de modification du workflow), vous verrez la liste des composants disponibles. Vous pouvez les ajouter les uns après les autres pour former un workflow
En cliquant sur chaque étape, vous pouvez définir ces paramètres :
Peut être Global, Équipes, Équipe Unique, Utilisateurs Mobiles, Utilisateur Mobile Unique.
Cela détermine les différents accès qui restreignent la visibilité et les actions des utilisateurs pouvant voir cette étape.
Si un utilisateur mobile appartient à plusieurs équipes et que la portée est une équipe unique, il peut définir les équipes qu'il souhaite assigner.
Manuel ou Automatique.
Manuel signifie que l'utilisateur mobile ou web devra le sélectionner.
Automatique signifie que l'assignation sera effectuée automatiquement par le système selon les règles définies.
Attribuez des numéros différents à chaque étape qui doit se dérouler lors de visites différentes.
Par exemple, si l'étape 1 est une commande et l'étape 2 une livraison, et que les deux se déroulent lors de visites différentes, attribuez le numéro de visite = 1 pour l'étape 1 et 2 pour l'étape 2.
Ici, vous pouvez définir le lien entre la variable de l'étape et toute information provenant du rapport de workflow ou de l'élément de liste en utilisant le générateur méta expressions.
Pour récupérer des informations d'une étape précédente, sélectionnez simplement le rapport de workflow, l'étape et le champ. Pour transmettre des informations entre les deux étapes, les types de questions doivent être identique.
Définissez ici si certaines conditions doivent déterminer que le Workflow passe à l'étape suivante avec le générateur de méta expressions.
Combien de temps l'étape est valide
L'étape est modifiable si l'option est activé pour permettre aux utilisateurs mobiles de modifier leurs workflows complétés.
La modification des rapports d'activité complétés sur l'application mobile est limitée à 24 heures.
Si l'étape peut échouer
Les Workflows peuvent être organisés dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils s'affichent sur l'application mobile à l'aide d'une fonction glisser-déposer Voir
Nous avons 2 types de workflows
Workflow à une seule étape
Workflow à plusieurs étapes
Un workflow à une seule étape ne contient qu'une seule étape comme indiqué ci-dessous
Lorsque vous cliquez sur l'étape Ventes, c'est ici que vous définissez les différents paramètres répertoriés un peu plus haut.
Enregistrez les modifications et confirmez pour que l'étape ajoutée.
Un workflow à plusieurs étapes se compose d'une série d'étapes, les étapes peuvent être aussi nombreuses que vous le souhaitez en fonction de votre cas d'utilisation.
Un exemple de workflow à plusieurs étapes est un workflow de commande et de livraison lié comme indiqué ci-dessous.
Dans le workflow à plusieurs étapes, les paramètres sont légèrement différents de ceux du workflow à une seule étape.
Dans la règle d'affectation, la première étape consiste à sélectionner l'option manuelle, ce qui signifie que l'utilisateur mobile affectera la prochaine activité.
Dans la deuxième étape, Livraison, cela dépend de la commande passée, ce qui déclenchera à son tour l'affectation de l'activité de livraison.
Dans cette étape, vous sélectionnerez la portée de l'environnement. La règle d'affectation sera Aucune, car aucune activité ne sera affectée à un troisième attributaire (Commande et livraison).
Le numéro de visite sera 2, car il s'agit de la deuxième étape du workflow.
Vous devrez remplir le générateur de méta-expressions avec des questions issues des questions de l'activité de commande afin que les questions remplies soient préremplies dans l'activité de livraison une fois qu'une commande est attribuée/remplie comme indiqué ci-dessous :
Remarque : tous les types de questions peuvent être liés dans l'activité à plusieurs étapes flux de travail
En cliquant sur l'étape de Livraison, nous avons la condition d'exécution de l'étape. C'est ici que vous définissez la condition reliant les deux étapes
Vous définissez ici les conditions déterminantes pour l'exécution du workflow à l'étape suivante avec le générateur d'expressions méta.
activez le bouton Utiliser le client précédent. L'importance de l'utilisation du client de la dernière étape est de pouvoir récupérer et présélectionner le client sélectionné à la première étape lors de la deuxième étape.
Une fois la configuration terminée, enregistrez les modifications pour que toutes les modifications apportées soient prises en compte.
Accédez à la section Workflows du menu. Identifiez le workflow dont vous souhaitez afficher les rapports et cliquez dessus.
Lorsque vous placez votre curseur sur le workflow sélectionné, plusieurs options exploitables s'affichent, ainsi que l'état actuel du workflow. Cela signifie que vous pourrez voir si le workflow comporte une erreur, s'il est en cours ou s'il est terminé.
Les rapports de workflow s'affichent. Procédez en filtrant ou en recherchant les rapports de workflow que vous souhaitez afficher.
Dans la vue développée, vous pouvez visualiser les différents statuts du rapport de workflow soumis et le nom du rapport de workflow renseigné. Pour afficher vos rapports de workflow dans la vue développée, cliquez sur le bouton VOIR.
Les rapports de workflow seront alors affichés dans la vue développée comme indiqué ci-dessous.
De plus, vous pouvez visualiser les informations liés à un workflow d'un rapport d'activité spécifique réalisé. Pour visualiser ces informations, cliquez sur le nom du rapport de workflow où un petit écran s'affichera. Cliquez ensuite sur le premier
Cliquer l'icône à côté du nom du workflow.
Sélectionnez ensuite l'onglet client pour afficher les informations du client liés à ce workflow.
Vous pouvez également partager le rapport Workflow en cliquant sur l'icône de partage en haut à droite de votre rapport et un lien partageable sera généré. Ce lien vous redirigera vers un fichier PDF contenant les détails du rapport.
Allez dans la section Workflow, sélectionnez workflow. Cliquez sur l'icône de filtre, sélectionnez les filtres pour lesquels vous souhaitez obtenir les rapports de workflow. Vous obtiendrez alors les résultats au format csv et Excel en cliquant sur l'icône/flèche de téléchargement.
Les workflows sont essentiels pour automatiser les processus et améliorer l'efficacité.
Nous présentons ci-dessous les concepts clés, les étapes de création des workflows et la manière d'afficher et de gérer les rapports sur les workflows.
Termes
Construire le workflow
Configurer les étapes
Configurer les 2 types de workflows
Termes
Workflow : une série d'étapes
Activité : un formulaire à remplir sur mobile ou web
Job : une action système automatisée
Déclencheur : un événement système
Étape : une composante d'un Workflow
Instance de Workflow : un Workflow qui a été démarré
Rapport de Workflow : un Workflow avec des données
Rapport d'activité : une activité avec des données
Nous avons 2 types de Workflow :
Workflow en une seule étape
Workflow en plusieurs étapes
Définir l'ordre dans lequel le workflow s'affiche sur mobile
Sur la page de résumé des workflows, vous pouvez déplacer chaque workflow en cliquant sur le bouton à l'extrême droite
Tout utilisateur disposant de droits d'édition sur les workflows a le droit d'organiser les workflows dans la disposition de son choix.
Construire le Workflow
En premier, allez d'abord dans la section Workflow.
Un workflow est constitué de trois composantes :
Activités
Jobs
Triggers
Dans l'éditeur visuel (page de modification du workflow), vous verrez la liste des composants disponibles. Vous pouvez les ajouter les uns après les autres pour former un workflow
Configuration des étapes
En cliquant sur chaque étape, vous pouvez définir ces paramètres :
Portée
Peut être Global, Équipes, Équipe Unique, Utilisateurs Mobiles, Utilisateur Mobile Unique.
Cela détermine les différents accès qui restreignent la visibilité et les actions des utilisateurs pouvant voir cette étape.
Si un utilisateur mobile appartient à plusieurs équipes et que la portée est une équipe unique, il peut définir les équipes qu'il souhaite assigner.
Règles d'assignation
Manuel ou Automatique.
Manuel signifie que l'utilisateur mobile ou web devra le sélectionner.
Automatique signifie que l'assignation sera effectuée automatiquement par le système selon les règles définies.
Numéro de visite
Attribuez des numéros différents à chaque étape qui doit se dérouler lors de visites différentes.
Par exemple, si l'étape 1 est une commande et l'étape 2 une livraison, et que les deux se déroulent lors de visites différentes, attribuez le numéro de visite = 1 pour l'étape 1 et 2 pour l'étape 2.
Toutes les variables de l'activité de cette étape
Ici, vous pouvez définir le lien entre la variable de l'étape et toute information provenant du rapport de workflow ou de l'élément de liste en utilisant le générateur méta expressions.
Pour récupérer des informations d'une étape précédente, sélectionnez simplement le rapport de workflow, l'étape et le champ. Pour transmettre des informations entre les deux étapes, les types de questions doivent être identique.
Condition d'exécution de l'étape
Définissez ici si certaines conditions doivent déterminer que le Workflow passe à l'étape suivante avec le générateur de méta expressions.
Durée de validité
Combien de temps l'étape est valide
Est modifiable
L'étape est modifiable si l'option est activé pour permettre aux utilisateurs mobiles de modifier leurs workflows complétés.
La modification des rapports d'activité complétés sur l'application mobile est limitée à 24 heures.
Autoriser l'échec
Si l'étape peut échouer
Organiser les workflows
Les Workflows peuvent être organisés dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils s'affichent sur l'application mobile à l'aide d'une fonction glisser-déposer Voir
Configuration des deux types de workflows
Nous avons 2 types de workflows
Workflow à une seule étape
Workflow à plusieurs étapes
Workflow à une seule étape
Un workflow à une seule étape ne contient qu'une seule étape comme indiqué ci-dessous
Lorsque vous cliquez sur l'étape Ventes, c'est ici que vous définissez les différents paramètres répertoriés un peu plus haut.
Enregistrez les modifications et confirmez pour que l'étape ajoutée.
Workflow à plusieurs étapes
Un workflow à plusieurs étapes se compose d'une série d'étapes, les étapes peuvent être aussi nombreuses que vous le souhaitez en fonction de votre cas d'utilisation.
Un exemple de workflow à plusieurs étapes est un workflow de commande et de livraison lié comme indiqué ci-dessous.
Dans le workflow à plusieurs étapes, les paramètres sont légèrement différents de ceux du workflow à une seule étape.
Dans la règle d'affectation, la première étape consiste à sélectionner l'option manuelle, ce qui signifie que l'utilisateur mobile affectera la prochaine activité.
Dans la deuxième étape, Livraison, cela dépend de la commande passée, ce qui déclenchera à son tour l'affectation de l'activité de livraison.
Dans cette étape, vous sélectionnerez la portée de l'environnement. La règle d'affectation sera Aucune, car aucune activité ne sera affectée à un troisième attributaire (Commande et livraison).
Le numéro de visite sera 2, car il s'agit de la deuxième étape du workflow.
Vous devrez remplir le générateur de méta-expressions avec des questions issues des questions de l'activité de commande afin que les questions remplies soient préremplies dans l'activité de livraison une fois qu'une commande est attribuée/remplie comme indiqué ci-dessous :
Remarque : tous les types de questions peuvent être liés dans l'activité à plusieurs étapes flux de travail
En cliquant sur l'étape de Livraison, nous avons la condition d'exécution de l'étape. C'est ici que vous définissez la condition reliant les deux étapes
Vous définissez ici les conditions déterminantes pour l'exécution du workflow à l'étape suivante avec le générateur d'expressions méta.
activez le bouton Utiliser le client précédent. L'importance de l'utilisation du client de la dernière étape est de pouvoir récupérer et présélectionner le client sélectionné à la première étape lors de la deuxième étape.
Une fois la configuration terminée, enregistrez les modifications pour que toutes les modifications apportées soient prises en compte.
Afficher un rapport de Workflow
Accédez à la section Workflows du menu. Identifiez le workflow dont vous souhaitez afficher les rapports et cliquez dessus.
Lorsque vous placez votre curseur sur le workflow sélectionné, plusieurs options exploitables s'affichent, ainsi que l'état actuel du workflow. Cela signifie que vous pourrez voir si le workflow comporte une erreur, s'il est en cours ou s'il est terminé.
Les rapports de workflow s'affichent. Procédez en filtrant ou en recherchant les rapports de workflow que vous souhaitez afficher.
Dans la vue développée, vous pouvez visualiser les différents statuts du rapport de workflow soumis et le nom du rapport de workflow renseigné. Pour afficher vos rapports de workflow dans la vue développée, cliquez sur le bouton VOIR.
Les rapports de workflow seront alors affichés dans la vue développée comme indiqué ci-dessous.
De plus, vous pouvez visualiser les informations liés à un workflow d'un rapport d'activité spécifique réalisé. Pour visualiser ces informations, cliquez sur le nom du rapport de workflow où un petit écran s'affichera. Cliquez ensuite sur le premier
Cliquer l'icône à côté du nom du workflow.
Sélectionnez ensuite l'onglet client pour afficher les informations du client liés à ce workflow.
Vous pouvez également partager le rapport Workflow en cliquant sur l'icône de partage en haut à droite de votre rapport et un lien partageable sera généré. Ce lien vous redirigera vers un fichier PDF contenant les détails du rapport.
Télécharger les rapports de workflow.
Allez dans la section Workflow, sélectionnez workflow. Cliquez sur l'icône de filtre, sélectionnez les filtres pour lesquels vous souhaitez obtenir les rapports de workflow. Vous obtiendrez alors les résultats au format csv et Excel en cliquant sur l'icône/flèche de téléchargement.
Mis à jour le : 16/12/2024
Merci !