Créer, afficher et modifier des rapports d'activité
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Principal
Paramètres de configuration de l'activité
Différents types de questions
Paramètres des questions
Gérer les questions dans le workflow
Paramètres de configuration d'activité à définir
Portée du rapport d'activité
Partager les valeurs de l'activité avec un utilisateur externe
Utiliser un attribut Client comme méta-expression dans le workflow
Comment filtrer les éléments dans une matrice
Consulter un rapport d'activité
Télécharger les rapports d'activité
Sélectionnez l'onglet "Activités" dans la section Workflow du menu à gauche.
Cliquez sur (+ Créer une activité) en haut à droite - Nommez l'activité que vous souhaitez créer.
À l'intérieur de l'activité créée, nous avons :
Ajouter une question
Télécharger Un format JSON
Télécharger Fichier JSON ou CSV
Nom de l'activité : le nom qui sera affiché sur l'application mobile pour l'utilisateur
Titre à afficher : une méta-expression du titre de l'activité à afficher sur l'application mobile pour l'utilisateur. Vous pouvez définir la portée du titre d'affichage en ajoutant une nouvelle expression
Types d'activités
- Standard : pour une collecte de données normale
- Activités personnalisées
Texte - utilisé pour les champs de saisie de texte, par exemple les commentaires.
Nombre décimal - sélectionné pour l'entrée de valeurs numériques avec des nombres décimaux.
Nombre entier - utilisé pour les nombres entiers uniquement.
Numéro de téléphone - utilisé pour obliger les utilisateurs à saisir des numéros de téléphone.
Question à choix unique - utilisé ce type de question pour les questions qui demandent aux utilisateurs de ne sélectionner qu'une seule valeur dans une liste de valeurs. Couvre les questions qui nécessitent une seule réponse ou une seule valeur/option.
Question à choix multiple - cela permet la sélection de deux valeurs ou plus à partir d'un ensemble de valeurs/options.
Plusieurs champs de texte - avoir du texte sur plusieurs lignes.
Choix unique dans la liste - utilisé lorsqu'une option doit être sélectionnée dans une liste pré-téléchargée. Par exemple les points de vente visités. (Tout d'abord, vous devez télécharger une liste via l'onglet Liste sur l'application Web).
Choix multiple dans une liste - avec ce type de question, les utilisateurs peuvent sélectionner deux éléments ou plus dans une liste. (Tout d'abord, vous devez télécharger une liste via l'onglet Liste sur l'application Web).
Photo - utilisé pour les questions qui nécessitent que les utilisateurs prennent une photo. Par exemple des photos de produits et de points de vente.
Signature - utilisé pour les questions qui nécessitent que l'utilisateur de l'aplicaion FieldPro enregistre une signature. Par exemple les signatures des clients.
Localisation - utilisé pour les questions demandant aux utilisateurs de saisir les coordonnées géographiques. Il permet aux utilisateurs de capturer les coordonnées GPS de l'endroit exact où ils se trouvent à tout moment. Par exemple les coordonnées des points de vente.
Scan QR - utilisé pour les questions d'entrée de code-barres, il permet aux utilisateurs de scanner un code-barre à l'aide du caméra de leur appareil photo.
Sélectionner une date - utilisé pour les questions qui nécessitent que les utilisateurs saisissent des dates ou des heures.
Matrice dans une liste - ce type de question effectue la même action qu'une Matrice mais au lieu d'utiliser les en-têtes de question, il utilise des éléments dans la liste. Pour utiliser ce type de question, vous devez d'abord télécharger des éléments dans l'onglet Liste. Par exemple la liste Produits.
- Une matrice peut avoir plusieurs sous-questions. Pour définir la sous-question dont la valeur sera affichée dans le questionnaire sur le mobile, cliquez sur le bouton "Sélectionner une option".
- Une matrice affiche les éléments sur 2 niveaux. Le niveau 1 est appelé « catégorie » et est un attribut qui servira d'en-têtes dans la matrice, pour naviguer à travers les éléments. L'attribut qui servira comme catégorie doit être défini au niveau de chaque question matricielle. Seuls les attributs à choix unique peuvent être utilisés comme catégories.
Opération - ce type de question est utilisé lorsque vous souhaitez effectuer des calculs simples sur les valeurs saisies sur les différentes questions. Cela implique : Multiplication, division, soustraction et addition. A partir de ce type de question, vous pouvez par exemple connaître le montant total des ventes en multipliant le prix et la quantité.
- Une opération est construite à l'aide d'un opérande.
- Il existe plusieurs opérandes.
a. Question réponse : les tags des questions doivent être sélectionnées.
Si vous souhaitez utiliser un attribut dans une liste, vous devez vous assurer qu'il existe un attribut avec un format numérique dans cette liste.
b. Opération : pour toute autre opération qui existe déjà dans le Workflow
c. Attribut d'élément : uniquement disponible pour le deuxième opérande si le premier est une question-réponse pour sélectionner un élément, comme un choix unique dans la liste ou une matrice dans la liste.
- Plusieurs opérateurs peuvent être utilisés :
a. Ajouter
b. Multiplier
c. Soustraire
d. Diviser
Il est possible d'avoir une opération à l'intérieur d'une sous-question matricielle, avec des attributs d'élément comme opérande. Qui pourra servir à calculer des sous-totaux par exemple.
Vous devez d'abord créer un attribut dans la liste qui renvoie un nombre lors de l'ajout d'une opération impliquant un attribut de liste, sinon aucune option n'est affichée pour les opérandes.
Texte libre
- Avec cette question, vous pouvez afficher du texte pour l'utilisateur
- Cela peut être composé de texte ou de valeurs d'attributs de liste, comme le prix d'un élément. La syntaxe à utiliser pour inclure l'attribut de liste est détaillée dans cette page.
Tag de la question - Un tag est un code interne pour référencer à la question. Il doit être unique, en minuscules. Lorsque vous créez une nouvelle question, il vous sera proposé la liste des tags existantes des mêmes types de questions dans d'autres workflows de l'environnement client. Ceci est utile pour standardiser les requêtes et les rapports.
Texte de la question - Texte qui apparaît sur l'application mobile.
Question requise - Définit si une question doit être remplie avant les rapports d'activité.
Texte de réponse - Texte à afficher une fois qu'une question a été remplie.
Liste liée à une question - Permet de lier une questions à une liste.
Impossible de changer cette question - Empêche les utilisateurs mobiles de modifier/changer la réponse à la question.
Description de la question - Un texte descriptif utilisé pour exposer ou donner plus de détails sur une question.
Valeur par défaut de la question - Valeur par défaut de la question
Question cachée - Pour masquer les questions aux utilisateurs mobiles
Est partageable - Si une question a cet attribut, elle apparaîtra dans le récapitulatif du rapport d'activité partagé sur l'application mobile de l'utilisateur.
Afficher le champ dans le formulaire principal - En cochant cette bascule, cela signifie que la valeur sera affichée dans le récapitulatif de la question matricielle sur l'application mobile.
Méta-expressions - Les méta-expressions déterminent quand la question apparaîtra.
Duplicable - En cochant cette bascule, cela signifie que la valeur sera duplicable dans le rapport d'activité sur l'application mobile.
Les différents attributs des activités peuvent être rendus uniques en cliquant sur les paramètres et en activant la bascule pour empêcher l'utilisateur de faire deux soumissions avec le même champ.
il peut être défini pour les types de questions :
numéro de téléphone
entier
texte
Comment utiliser les méta-expressions.
Les méta-expressions sont construites à l'aide de deux opérandes. Ça peut être:
une question-réponse
une méta expression
Après avoir sélectionné la question-réponse, vous verrez une fenêtre modale avec toutes les options à choix unique ou multiple dans les questions, y compris celles pour le client sélectionné.
Les opérateurs peuvent être :
Et
Différent
Égal
Ou
et pour les réponses entières ou décimales :
Inférieur à
Plus grand que
Inférieur ou égal à
Supérieur ou égal à
Le deuxième opérande peut être :
une réponse à une question
une constante (nombre et texte)
Si vous sélectionnez une réponse à une question, une fenêtre modale s'ouvrira comparant les valeurs de la réponse.
Si vous sélectionnez une constante, pour un choix unique ou multiple, les options seront VRAI ou FAUX.
Les questions marquées en "gras" sont obligatoires.
Les questions marquées du mot condition sont associées à une meta expression.
Les questions marquées d'une icône en forme d'œil sont masquées pour les utilisateurs mobiles.
Les questions marquées du mot condition et qui sont en gras sont à la fois associées à une méta-expression et sont obligatoires.
Pour ajouter une question
Cliquez sur l'icône + Ajouter Une Question. Sélectionnez un type de questions.
Dupliquer une question
Pour dupliquer une question dans un Workflow, cliquez sur l'icône Dupliquer, puis sélectionnez le tag et le label de la question.
Réorganiser l'ordre des questions par glisser-déposer
L'ordre des questions peut être modifié en glissant-déposant les questions dans le questionnaire.
Modifier une question - Cliquez sur l'icône Modifier
Supprimer une question - Cliquez sur l'icône Supprimer
ID d'activité - Il s'agit d'un identifiant unique généré par le système
Nom de l'activité - Où le nom de l'activité est défini
Titre à afficher - où le nom à afficher est défini par des méta-expressions
Type d'activité -
Prérequis du rapport - Aide à identifier les activités nécessitant un check-in/check-out à l'intérieur ou à l'extérieur d'un objet de visite
Sélection du client - Ceci est configuré pour restreindre un utilisateur mobile à sélectionner un client avant de remplir toute activité.
Visite nécessaire : ceci est configuré pour empêcher les utilisateurs d'effectuer des visites sans s'enregistrer auprès du client.
Besoin d'une visite et d'un enregistrement géographique - Ceci est configuré pour empêcher un utilisateur de remplir un Workflow sans qu'il ne s'enregistre chez le client et ne se trouve chez le client.
Lorsque les conditions préalables du rapport sont définies comme sélection du client, visite nécessaire, visite nécessaire et enregistrement géographique et que l'utilisateur remplit un flux de travail en plusieurs étapes, le client sélectionné sur le premier flux de travail sera automatiquement présélectionné lors du remplissage du deuxième flux de travail. Par exemple, lorsque l'on sélectionne un client sur la commande comme (Fieldpro), lors du remplissage de la deuxième partie qui est la livraison (Fieldpro), elle sera automatiquement présélectionnée.
Questions importantes - Est utilisé comme colonne de tableau dans le tableau du rapport d'activité
Rôles rattachés - Définit qui a accès à l'activité
Visibilité du rapport d'activité
- Web et mobile. Comportement normal.
- Web. Pour les rapports d'activité/tâches générés en arrière plan.
Il détermine quels utilisateurs mobiles peuvent voir et modifier le rapport d'activité d'un utilisateur mobile.
Il existe plusieurs paramètres:
Global. Tous les utilisateurs du client.
Plusieurs équipes. Tous les utilisateurs des équipes (plus d'une équipe).
Une seule équipe. Tous les utilisateurs de l'équipe à laquelle appartient l'utilisateur mobile (1 seule équipe).
Plusieurs utilisateurs. Plusieurs utilisateurs mobiles.
Un seul utilisateur mobile. Uniquement l'utilisateur mobile qui a soumis le rapport d'activité.
NB : La portée est définie sur la page de configuration de la liste (portée de la liste)
Vous pouvez voir le récapitulatif d'un rapport d'activité dans la vue historique et le partager avec n'importe quel utilisateur externe via l'application de messagerie de votre téléphone. Il apparait en format texte, ce qui signifie qu'il peut être lu par SMS, WhatsApp, etc. Pour le partager, vous devez cliquer sur l'icône Partager.
Le contenu qui est partageable dépend des questions que vous configurez comme partageables dans les paramètres du Workflow. Le message récapitulatif contiendra également les métadonnées telles que la date et l'heure, l'ID du rapport d'activité, le nom d'utilisateur, etc.
Vous pouvez ajouter n'importe quel attribut de l'élément/SKU comme une information partageable si l'élément a été sélectionné via une question à un choix unique ou une matrice dans la liste. Pour cela, utilisez une question en texte libre et utilisez l'expression méta appropriée.
Ceci est typiquement pratique pour servir comme reçu numérique pour les ventes à un détaillant, un vendeur sur le terrain ou pour être utilisé en interne comme preuve de transaction.
Lors de l'utilisation du module Client, le client sélectionné après l'enregistrement apparaîtra automatiquement dans le rapport d'activités comme première question. Vous ne pouvez pas modifier le tag, mais vous pouvez modifier son nom.
Vous pouvez ensuite sélectionner l'un des attributs du client en tant que réponse de question sur laquelle baser la méta-expression.
Une question matricielle dans une activité affiche les éléments d'une liste.
Il est possible de filtrer les éléments affichés en utilisant les méta-expressions.
Pour cela, allez sur la question matricielle, l'onglet Conditions, et "Condition de restriction"
Ensuite vous aurez un générateur de méta expression vous permettant de définir la restriction.
Dans l'exemple ci-dessous, nous voulons être certain d'afficher uniquement les produits en fonction des types de magasins pour une activité d'audit de vente au détail.
Nous avons donc créé dans la liste des produits différents attributs à choix unique: type_client1 Oui/Non, etc.. pour indiquer si le produit est un produit obligatoire pour ce type de boutique. Nous avons créé autant d'attributs de ce type que nous avons de types de magasins.
Dans la méta-expression, nous recherchons l'équivalence entre le type de client de l'élément sélectionné (le produit) et le type de client sélectionné dans l'activité.
S'il y a une correspondance pour le produit avec au moins un type de client (comme nous utilisons l'opérateur OU), alors le produit s'affichera dans la matrice.
IMPORTANT:
1. Ceci peut également être utilisé pour définir différents prix en fonction des types de clients, de sorte que vous créerez un prix par produit selon le type de client
2. Les tags et labels utilisées pour les options de question à choix unique pour le type de client dans la liste de produits doivent être exactement les mêmes que celles de la question à choix unique pour le type de client dans la liste des clients.
Dans la section Workflow, cliquez sur les activités. Vous aurez tous les rapports d'activité qui sont en relation avec elle. Utilisez le bouton Recherche en haut à gauche pour effectuer une recherche et Ajouter un filtre pour filtrer les rapports d'activité affichés. Utilisez le bouton Télécharger pour voir au format Excel ou CSV le détail du rapport d'activité, les métadonnées et les réponses.
Pour consulter les rapports d'activité, rendez-vous dans la section workflows, menu activités.
Les activités sont triées selon les activités avec le plus grand nombre de rapports d'activité
Accédez à l'activité que vous avez l'intention de visualiser, cliquez dessus et une série de rapports d'activité s'afficheront.
Pour afficher un seul rapport d'activité, placez votre curseur sur le rapport d'activité et accédez à l'icône d'affichage, cliquez dessus pour pouvoir voir le contenu détaillé du rapport d'activité comme indiqué ci-dessous.
Allez dans la section activités et cliquez sur les activités. Vous pourrez voir tous les rapports d’activités qui s’y rapportent.
Pour télécharger les rapports d'activité, cliquez sur la flèche de téléchargement des rapports à l'extrême droite, comme indiqué ci-dessous.
Vous obtiendrez ensuite les résultats au format CSV et Excel. Vous pouvez également utiliser les filtres pour affiner les détails à télécharger.
Les rapports d'activité peuvent être partagés au format PDF par courrier électronique.
Vous trouverez ci-dessous la procédure de configuration.
Dans la section Workflow, cliquez sur créer un workflow en haut à droite de l'écran de votre application Web.
Nommez le Workflow en fonction de vos besoins, par exemple Générer des rapports d'activité, puis enregistrez.
Après avoir sauvegardé, naviguez vers le workflow créé et cliquez sur l'icône d'édition pour ajouter les étapes de l'exécution du rapport d'activité.
Pour ajouter l'étape, il suffit de cliquer dessus. Par exemple, si nous voulons partager le rapport d'activité pour le workflow des ventes, nous devrons ajouter le workflow des ventes suivi de l'étape Exporter le rapport d'activité en pdf et l'email qui contiendra l'url du rapport d'activité affiché comme suit.
Dans l'étape Exporter le rapport d'activité, définissez l'identifiant de l'étape comme étant le workflow à partir duquel le rapport d'activité est extrait - dans ce cas, le workflow des ventes - et enregistrez les modifications comme indiqué ci-dessous.
Dans l'étape suivante, Envoyer les rapports d'activité par e-mail, définissez le corps de l'e-mail en langage html. Pour insérer l'url, cliquez sur l'expression méta + pour définir les champs comme indiqué ci-dessous
Lorsque vous avez terminé, enregistrez. Voici à quoi ressemblera le corps de l'e-mail
Après avoir configuré toutes les étapes et les champs importants, enregistrez le flux de travail.
Une fois que le processus de vente est rempli, le rapport d'activité correspondant sera partagé au format PDF par e-mail avec les destinataires spécifiés, comme indiqué ci-dessous.
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Partager les valeurs de l'activité avec un utilisateur externe
Utiliser un attribut Client comme méta-expression dans le workflow
Comment filtrer les éléments dans une matrice
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Télécharger les rapports d'activité
Principal
Sélectionnez l'onglet "Activités" dans la section Workflow du menu à gauche.
Comment créer une activité
Cliquez sur (+ Créer une activité) en haut à droite - Nommez l'activité que vous souhaitez créer.
À l'intérieur de l'activité créée, nous avons :
Ajouter une question
Télécharger Un format JSON
Télécharger Fichier JSON ou CSV
Paramètres d'activité
Nom de l'activité : le nom qui sera affiché sur l'application mobile pour l'utilisateur
Titre à afficher : une méta-expression du titre de l'activité à afficher sur l'application mobile pour l'utilisateur. Vous pouvez définir la portée du titre d'affichage en ajoutant une nouvelle expression
Types d'activités
- Standard : pour une collecte de données normale
- Activités personnalisées
Différents types de questions
Texte - utilisé pour les champs de saisie de texte, par exemple les commentaires.
Nombre décimal - sélectionné pour l'entrée de valeurs numériques avec des nombres décimaux.
Nombre entier - utilisé pour les nombres entiers uniquement.
Numéro de téléphone - utilisé pour obliger les utilisateurs à saisir des numéros de téléphone.
Question à choix unique - utilisé ce type de question pour les questions qui demandent aux utilisateurs de ne sélectionner qu'une seule valeur dans une liste de valeurs. Couvre les questions qui nécessitent une seule réponse ou une seule valeur/option.
Question à choix multiple - cela permet la sélection de deux valeurs ou plus à partir d'un ensemble de valeurs/options.
Plusieurs champs de texte - avoir du texte sur plusieurs lignes.
Choix unique dans la liste - utilisé lorsqu'une option doit être sélectionnée dans une liste pré-téléchargée. Par exemple les points de vente visités. (Tout d'abord, vous devez télécharger une liste via l'onglet Liste sur l'application Web).
Choix multiple dans une liste - avec ce type de question, les utilisateurs peuvent sélectionner deux éléments ou plus dans une liste. (Tout d'abord, vous devez télécharger une liste via l'onglet Liste sur l'application Web).
Photo - utilisé pour les questions qui nécessitent que les utilisateurs prennent une photo. Par exemple des photos de produits et de points de vente.
Signature - utilisé pour les questions qui nécessitent que l'utilisateur de l'aplicaion FieldPro enregistre une signature. Par exemple les signatures des clients.
Localisation - utilisé pour les questions demandant aux utilisateurs de saisir les coordonnées géographiques. Il permet aux utilisateurs de capturer les coordonnées GPS de l'endroit exact où ils se trouvent à tout moment. Par exemple les coordonnées des points de vente.
Scan QR - utilisé pour les questions d'entrée de code-barres, il permet aux utilisateurs de scanner un code-barre à l'aide du caméra de leur appareil photo.
Sélectionner une date - utilisé pour les questions qui nécessitent que les utilisateurs saisissent des dates ou des heures.
Matrice dans une liste - ce type de question effectue la même action qu'une Matrice mais au lieu d'utiliser les en-têtes de question, il utilise des éléments dans la liste. Pour utiliser ce type de question, vous devez d'abord télécharger des éléments dans l'onglet Liste. Par exemple la liste Produits.
- Une matrice peut avoir plusieurs sous-questions. Pour définir la sous-question dont la valeur sera affichée dans le questionnaire sur le mobile, cliquez sur le bouton "Sélectionner une option".
- Une matrice affiche les éléments sur 2 niveaux. Le niveau 1 est appelé « catégorie » et est un attribut qui servira d'en-têtes dans la matrice, pour naviguer à travers les éléments. L'attribut qui servira comme catégorie doit être défini au niveau de chaque question matricielle. Seuls les attributs à choix unique peuvent être utilisés comme catégories.
Opération - ce type de question est utilisé lorsque vous souhaitez effectuer des calculs simples sur les valeurs saisies sur les différentes questions. Cela implique : Multiplication, division, soustraction et addition. A partir de ce type de question, vous pouvez par exemple connaître le montant total des ventes en multipliant le prix et la quantité.
- Une opération est construite à l'aide d'un opérande.
- Il existe plusieurs opérandes.
a. Question réponse : les tags des questions doivent être sélectionnées.
Si vous souhaitez utiliser un attribut dans une liste, vous devez vous assurer qu'il existe un attribut avec un format numérique dans cette liste.
b. Opération : pour toute autre opération qui existe déjà dans le Workflow
c. Attribut d'élément : uniquement disponible pour le deuxième opérande si le premier est une question-réponse pour sélectionner un élément, comme un choix unique dans la liste ou une matrice dans la liste.
- Plusieurs opérateurs peuvent être utilisés :
a. Ajouter
b. Multiplier
c. Soustraire
d. Diviser
Il est possible d'avoir une opération à l'intérieur d'une sous-question matricielle, avec des attributs d'élément comme opérande. Qui pourra servir à calculer des sous-totaux par exemple.
Vous devez d'abord créer un attribut dans la liste qui renvoie un nombre lors de l'ajout d'une opération impliquant un attribut de liste, sinon aucune option n'est affichée pour les opérandes.
Texte libre
- Avec cette question, vous pouvez afficher du texte pour l'utilisateur
- Cela peut être composé de texte ou de valeurs d'attributs de liste, comme le prix d'un élément. La syntaxe à utiliser pour inclure l'attribut de liste est détaillée dans cette page.
Paramètres des questions
Tag de la question - Un tag est un code interne pour référencer à la question. Il doit être unique, en minuscules. Lorsque vous créez une nouvelle question, il vous sera proposé la liste des tags existantes des mêmes types de questions dans d'autres workflows de l'environnement client. Ceci est utile pour standardiser les requêtes et les rapports.
Texte de la question - Texte qui apparaît sur l'application mobile.
Question requise - Définit si une question doit être remplie avant les rapports d'activité.
Texte de réponse - Texte à afficher une fois qu'une question a été remplie.
Liste liée à une question - Permet de lier une questions à une liste.
Impossible de changer cette question - Empêche les utilisateurs mobiles de modifier/changer la réponse à la question.
Description de la question - Un texte descriptif utilisé pour exposer ou donner plus de détails sur une question.
Valeur par défaut de la question - Valeur par défaut de la question
Question cachée - Pour masquer les questions aux utilisateurs mobiles
Est partageable - Si une question a cet attribut, elle apparaîtra dans le récapitulatif du rapport d'activité partagé sur l'application mobile de l'utilisateur.
Afficher le champ dans le formulaire principal - En cochant cette bascule, cela signifie que la valeur sera affichée dans le récapitulatif de la question matricielle sur l'application mobile.
Méta-expressions - Les méta-expressions déterminent quand la question apparaîtra.
Duplicable - En cochant cette bascule, cela signifie que la valeur sera duplicable dans le rapport d'activité sur l'application mobile.
Les différents attributs des activités peuvent être rendus uniques en cliquant sur les paramètres et en activant la bascule pour empêcher l'utilisateur de faire deux soumissions avec le même champ.
il peut être défini pour les types de questions :
numéro de téléphone
entier
texte
Comment utiliser les méta-expressions.
Les méta-expressions sont construites à l'aide de deux opérandes. Ça peut être:
une question-réponse
une méta expression
Après avoir sélectionné la question-réponse, vous verrez une fenêtre modale avec toutes les options à choix unique ou multiple dans les questions, y compris celles pour le client sélectionné.
Les opérateurs peuvent être :
Et
Différent
Égal
Ou
et pour les réponses entières ou décimales :
Inférieur à
Plus grand que
Inférieur ou égal à
Supérieur ou égal à
Le deuxième opérande peut être :
une réponse à une question
une constante (nombre et texte)
Si vous sélectionnez une réponse à une question, une fenêtre modale s'ouvrira comparant les valeurs de la réponse.
Si vous sélectionnez une constante, pour un choix unique ou multiple, les options seront VRAI ou FAUX.
Les questions marquées en "gras" sont obligatoires.
Les questions marquées du mot condition sont associées à une meta expression.
Les questions marquées d'une icône en forme d'œil sont masquées pour les utilisateurs mobiles.
Les questions marquées du mot condition et qui sont en gras sont à la fois associées à une méta-expression et sont obligatoires.
Gérer les questions dans le Workflow
Pour ajouter une question
Cliquez sur l'icône + Ajouter Une Question. Sélectionnez un type de questions.
Dupliquer une question
Pour dupliquer une question dans un Workflow, cliquez sur l'icône Dupliquer, puis sélectionnez le tag et le label de la question.
Réorganiser l'ordre des questions par glisser-déposer
L'ordre des questions peut être modifié en glissant-déposant les questions dans le questionnaire.
Modifier une question - Cliquez sur l'icône Modifier
Supprimer une question - Cliquez sur l'icône Supprimer
Paramètres de configuration d'activité à définir
ID d'activité - Il s'agit d'un identifiant unique généré par le système
Nom de l'activité - Où le nom de l'activité est défini
Titre à afficher - où le nom à afficher est défini par des méta-expressions
Type d'activité -
Prérequis du rapport - Aide à identifier les activités nécessitant un check-in/check-out à l'intérieur ou à l'extérieur d'un objet de visite
Sélection du client - Ceci est configuré pour restreindre un utilisateur mobile à sélectionner un client avant de remplir toute activité.
Visite nécessaire : ceci est configuré pour empêcher les utilisateurs d'effectuer des visites sans s'enregistrer auprès du client.
Besoin d'une visite et d'un enregistrement géographique - Ceci est configuré pour empêcher un utilisateur de remplir un Workflow sans qu'il ne s'enregistre chez le client et ne se trouve chez le client.
Lorsque les conditions préalables du rapport sont définies comme sélection du client, visite nécessaire, visite nécessaire et enregistrement géographique et que l'utilisateur remplit un flux de travail en plusieurs étapes, le client sélectionné sur le premier flux de travail sera automatiquement présélectionné lors du remplissage du deuxième flux de travail. Par exemple, lorsque l'on sélectionne un client sur la commande comme (Fieldpro), lors du remplissage de la deuxième partie qui est la livraison (Fieldpro), elle sera automatiquement présélectionnée.
Questions importantes - Est utilisé comme colonne de tableau dans le tableau du rapport d'activité
Rôles rattachés - Définit qui a accès à l'activité
Visibilité du rapport d'activité
- Web et mobile. Comportement normal.
- Web. Pour les rapports d'activité/tâches générés en arrière plan.
Portée du rapport d'activité
Il détermine quels utilisateurs mobiles peuvent voir et modifier le rapport d'activité d'un utilisateur mobile.
Il existe plusieurs paramètres:
Global. Tous les utilisateurs du client.
Plusieurs équipes. Tous les utilisateurs des équipes (plus d'une équipe).
Une seule équipe. Tous les utilisateurs de l'équipe à laquelle appartient l'utilisateur mobile (1 seule équipe).
Plusieurs utilisateurs. Plusieurs utilisateurs mobiles.
Un seul utilisateur mobile. Uniquement l'utilisateur mobile qui a soumis le rapport d'activité.
NB : La portée est définie sur la page de configuration de la liste (portée de la liste)
Partager les valeurs de l'activité avec un utilisateur externe
Vous pouvez voir le récapitulatif d'un rapport d'activité dans la vue historique et le partager avec n'importe quel utilisateur externe via l'application de messagerie de votre téléphone. Il apparait en format texte, ce qui signifie qu'il peut être lu par SMS, WhatsApp, etc. Pour le partager, vous devez cliquer sur l'icône Partager.
Le contenu qui est partageable dépend des questions que vous configurez comme partageables dans les paramètres du Workflow. Le message récapitulatif contiendra également les métadonnées telles que la date et l'heure, l'ID du rapport d'activité, le nom d'utilisateur, etc.
Vous pouvez ajouter n'importe quel attribut de l'élément/SKU comme une information partageable si l'élément a été sélectionné via une question à un choix unique ou une matrice dans la liste. Pour cela, utilisez une question en texte libre et utilisez l'expression méta appropriée.
Ceci est typiquement pratique pour servir comme reçu numérique pour les ventes à un détaillant, un vendeur sur le terrain ou pour être utilisé en interne comme preuve de transaction.
Utiliser un attribut Client comme méta-expression dans le Workflow
Lors de l'utilisation du module Client, le client sélectionné après l'enregistrement apparaîtra automatiquement dans le rapport d'activités comme première question. Vous ne pouvez pas modifier le tag, mais vous pouvez modifier son nom.
Vous pouvez ensuite sélectionner l'un des attributs du client en tant que réponse de question sur laquelle baser la méta-expression.
Comment filtrer les éléments dans une matrice
Une question matricielle dans une activité affiche les éléments d'une liste.
Il est possible de filtrer les éléments affichés en utilisant les méta-expressions.
Pour cela, allez sur la question matricielle, l'onglet Conditions, et "Condition de restriction"
Ensuite vous aurez un générateur de méta expression vous permettant de définir la restriction.
Dans l'exemple ci-dessous, nous voulons être certain d'afficher uniquement les produits en fonction des types de magasins pour une activité d'audit de vente au détail.
Nous avons donc créé dans la liste des produits différents attributs à choix unique: type_client1 Oui/Non, etc.. pour indiquer si le produit est un produit obligatoire pour ce type de boutique. Nous avons créé autant d'attributs de ce type que nous avons de types de magasins.
Dans la méta-expression, nous recherchons l'équivalence entre le type de client de l'élément sélectionné (le produit) et le type de client sélectionné dans l'activité.
S'il y a une correspondance pour le produit avec au moins un type de client (comme nous utilisons l'opérateur OU), alors le produit s'affichera dans la matrice.
IMPORTANT:
1. Ceci peut également être utilisé pour définir différents prix en fonction des types de clients, de sorte que vous créerez un prix par produit selon le type de client
2. Les tags et labels utilisées pour les options de question à choix unique pour le type de client dans la liste de produits doivent être exactement les mêmes que celles de la question à choix unique pour le type de client dans la liste des clients.
Dans la section Workflow, cliquez sur les activités. Vous aurez tous les rapports d'activité qui sont en relation avec elle. Utilisez le bouton Recherche en haut à gauche pour effectuer une recherche et Ajouter un filtre pour filtrer les rapports d'activité affichés. Utilisez le bouton Télécharger pour voir au format Excel ou CSV le détail du rapport d'activité, les métadonnées et les réponses.
Consulter un rapport d'activité
Pour consulter les rapports d'activité, rendez-vous dans la section workflows, menu activités.
Les activités sont triées selon les activités avec le plus grand nombre de rapports d'activité
Accédez à l'activité que vous avez l'intention de visualiser, cliquez dessus et une série de rapports d'activité s'afficheront.
Pour afficher un seul rapport d'activité, placez votre curseur sur le rapport d'activité et accédez à l'icône d'affichage, cliquez dessus pour pouvoir voir le contenu détaillé du rapport d'activité comme indiqué ci-dessous.
Télécharger les rapports d'activité
Allez dans la section activités et cliquez sur les activités. Vous pourrez voir tous les rapports d’activités qui s’y rapportent.
Pour télécharger les rapports d'activité, cliquez sur la flèche de téléchargement des rapports à l'extrême droite, comme indiqué ci-dessous.
Vous obtiendrez ensuite les résultats au format CSV et Excel. Vous pouvez également utiliser les filtres pour affiner les détails à télécharger.
Partager les rapports d'activité au format PDF
Les rapports d'activité peuvent être partagés au format PDF par courrier électronique.
Vous trouverez ci-dessous la procédure de configuration.
Comment configurer
Dans la section Workflow, cliquez sur créer un workflow en haut à droite de l'écran de votre application Web.
Nommez le Workflow en fonction de vos besoins, par exemple Générer des rapports d'activité, puis enregistrez.
Après avoir sauvegardé, naviguez vers le workflow créé et cliquez sur l'icône d'édition pour ajouter les étapes de l'exécution du rapport d'activité.
Pour ajouter l'étape, il suffit de cliquer dessus. Par exemple, si nous voulons partager le rapport d'activité pour le workflow des ventes, nous devrons ajouter le workflow des ventes suivi de l'étape Exporter le rapport d'activité en pdf et l'email qui contiendra l'url du rapport d'activité affiché comme suit.
Dans l'étape Exporter le rapport d'activité, définissez l'identifiant de l'étape comme étant le workflow à partir duquel le rapport d'activité est extrait - dans ce cas, le workflow des ventes - et enregistrez les modifications comme indiqué ci-dessous.
Dans l'étape suivante, Envoyer les rapports d'activité par e-mail, définissez le corps de l'e-mail en langage html. Pour insérer l'url, cliquez sur l'expression méta + pour définir les champs comme indiqué ci-dessous
Lorsque vous avez terminé, enregistrez. Voici à quoi ressemblera le corps de l'e-mail
Après avoir configuré toutes les étapes et les champs importants, enregistrez le flux de travail.
Une fois que le processus de vente est rempli, le rapport d'activité correspondant sera partagé au format PDF par e-mail avec les destinataires spécifiés, comme indiqué ci-dessous.
Mis à jour le : 09/02/2024
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