Remplir un rapport d'activité et voir les status
Articles sur: Application Mobile
Les workflows sont les outils quotidiens utilisés pour collecter des informations lors de la visite d'un client. Pour accéder à un workflow, vous devez d'abord cliquer sur le client cible, puis vous serez redirigé vers la page Nouveau workflow pour où différentes activités sont affichées.
Remplir un rapport d'activité
Assignation d'un rapport d'activité
Comment prendre une photo
Comment capturer la position GPS
Comment remplir une matrice
Comment modifier une matrice
Voir l'état de synchronisation d'un rapport d'activité
Partager un-rapport d'activité
Remplir un Workflow est également connu sous le nom de remplir un rapport d'activité, c'est-à-dire remplir un Workflow une fois = 1 rapport d'activité terminé, le remplir 3 fois = 3 rapports d'activité terminés, etc.
Pour remplir un rapport d'activité, il vous suffit de saisir/fournir des informations dans les différents champs/questions disponibles et de cliquer sur l'icône de soumission une fois terminé. Des exemples d'informations à fournir aux questions de workflow sont : images, dates, choix unique, choix multiples, nombres entiers, notes, texte ouvert/commentaires, sélection de produits etc.
La plupart des activités comportent une ou plusieurs questions obligatoires qui doivent toutes être remplies avant que vous puissiez soumettre votre rapport. Ces questions obligatoires ont des boutons de couleurs (Rouge/Vert) pour une identification facile.
Après avoir rempli votre workflow, prêtez attention à l'icône/bannière d'envoyer. c'est à dire:
(COULEUR GRISE)
= toutes les questions obligatoires n'ont pas été remplies, vous ne pourrez pas soumettre
(COULEUR JAUNE)
= toutes les questions obligatoires ont été remplies, vous pourrez soumettre.
Après avoir soumis une activité, vous serez dirigé vers une page indiquant que votre activité a été soumise avec succès et si vous souhaitez entreprendre d'autres actions telles que commencer un nouveau workflow ou finir la visite.
Une fois que vous aurez cliqué sur finir la visite, vous serez automatiquement retiré du client sélectionné.
En cliquant sur Aller aux workflows, vous serez redirigé vers la page des workflows où vous pourrez procéder à une autre activité de workflow pour la journée.
Si vous remplissez un workflow à plusieurs étapes (rapport d'activité comportant plus d'une étape, par exemple un workflow de commande et de livraison), vous aurez la possibilité, à la fin de la première étape, d'assigner une activité. À la fin de la première étape, vous aurez la possibilité d'assigner une activité.
Cette option est importante car elle vous permet de choisir qui effectuera l'étape suivante de l'activité. Une fois que vous avez pu attribuer l'étape suivante à l'utilisateur préféré, ce dernier reçoit une notification dans la cloche de notification située en haut à droite. L'utilisateur verra également le statut de l'activité une fois terminée dans la même section.
Ces activités assignées sont accessibles dans l'onglet "workflows" sous "workflows en cours".
Pour prendre une photo, cliquez simplement sur l'icône de l'appareil photo et prenez votre photo.
Vous pouvez reprendre la photo en cliquant sur l'icône de suppression à gauche, ou la sauvegarder en cliquant sur l'icône de coche à droite si elle est de bonne qualité.
Pour plus d'informations sur la façon de prendre des photos, veuillez regarder la vidéo ci-dessous.
Les photos de mauvaise qualité / sombres sont automatiquement rejetées par l'application si un utilisateur essaie de les enregistrer, elles doivent donc être reprises.
Vous êtes souvent amené à capturer la position GPS, dans un workflow ou une liste de clients. Pour ce faire:
Cliquez sur l'icône GPS
La précision sera affichée. Si la précision est inférieure à 10 mètres, la position GPS est automatiquement collectée.
Si elle est supérieur à 10 mètres et que vous souhaitez toujours l'enregistrer, cliquez sur Valider, mais assurez-vous que la précision est de 15 m ou moins.
Pour obtenir une meilleure précision, attendez quelques instants et assurez-vous d'être à l'extérieur du l'agence du client lors de l'enregistrement GPS.
Une fois l'enregistrement GPS validé, vous verrez votre position sur Google Maps. En cliquant sur l'icône Google Maps, vous pouvez ouvrir Google Maps en plein écran (pas nécessaire sauf si vous voulez voir plus de détails sur l'emplacement capturé).
Pour plus d'informations sur les actions susmentionnées, veuillez visionner la vidéo ci-dessous.
Les questions matricielles sont composées d'éléments avec leur description et leurs catégories. Ces éléments sont généralement des produits différents dans leurs catégories respectives, leur quantité, leur prix, leur emballage etc. Ils peuvent être parcourus via l'onglet des catégories.
Pour remplir une matrice cliquez sur la catégorie concernée, sélectionnez votre article, renseignez les informations demandées et validez. Répétez le processus pour tous les éléments que vous souhaitez remplir.
Les éléments remplis ont généralement des coches vertes en haut à droite de leurs images.
Apres avoir validé, vous aurez un affichage récapitulatif des éléments sélectionnés et des informations saisies.
Pour modifier une matrice, cliquez sur l'icône de modification/stylo située à côté de l'élément rempli. Vous pouvez ensuite sélectionner l'élément que vous souhaitez modifier et modifier les informations, ou vous pouvez supprimer des éléments précédemment remplis en cliquant sur l'icône de suppression en bas à droite de l'écran.
Pour plus d'informations sur les actions susmentionnées, veuillez regarder la vidéo ci-dessous.
Nous utilisons les mêmes icônes que pour les éléments. Ils s'affichent à droite.
Si le rapport d'activité est synchronisé localement, une seule coche grise s'affichera.
Si le rapport d'activité est synchronisé en ligne, deux coches vertes s'afficheront.
Notre application mobile fonctionne entièrement hors ligne. Une fois votre environnement chargé, vous pouvez tout faire sans connexion Internet.
Après avoir soumis un rapport d'activité, si vous êtes hors ligne, il apparaîtra sous la section "Workflow terminé" avec une coche et le nombre de rapports d'activité en attente indiqués dans de petits cercles rouges à l'extrême droite.
Pour synchroniser les rapports d'activité en attente, vous avez besoin d'une connexion Internet et les rapports d'activité en attente seront automatiquement synchronisés.
L'onglet de cette page répertorie et affiche également le nombre de rapports d'activité synchronisés et en attente. Les rapports d'activité en attente seront répertoriés avec une coche à côté, tandis que les rapports d'activité synchronisés auront deux coches à côté.
Les rapports d'activité en brouillon sont affichés sous les "Workflows en cours"
Assurez-vous toujours que vous avez fait votre "Check Out" de l'endroit que vous avez visité, en synchronisant tous les rapports d'activité en attente. Sinon, ils ne seront pas synchronisés.
S'il s'est synchronisé correctement, il apparaîtra dans la section "Workflow terminés", avec deux coches vertes à côté.
Vous pouvez manuellement repousser un élément synchronisable. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans la section Alertes de synchronisation de l'onglet Paramètres. Sélectionnez l'activité que vous souhaitez pousser manuellement. En bas à droite de votre écran, vous verrez un bouton "essayer de synchroniser". Cliquez sur ce bouton pour repousser manuellement la synchronisation.
En arrière-plan, l'application fait :
La synchronisation des rapports d'activité toutes les 50 minutes, ce qui limite le nombre de rapports d'activité en attente.
L synchronisation générale toutes les 24 heures, cela garantit que les éléments sont tous mis à jour.
Pour plus d'informations, veuillez visionner la vidéo ci-dessous.
Sur le workflow de votre choix, cliquez sur l'activité que vous souhaitez partager puis cliquez sur les 3 points tout à droite.
Après avoir cliqué sur les 3 points, un menu déroulant apparaîtra avec une option de partage.
En cliquant sur l'icône de partage, vous pourrez partager votre activité via SMS, WhatsApp ou e-mail, après avoir effectué les modifications nécessaires.
Les champs contenus dans ce message partageable sont paramétrés dans l'application Web pour chaque question.
Pour plus d'informations sur les actions susmentionnées, veuillez regarder la vidéo ci-dessous.
Les workflows sont les outils quotidiens utilisés pour collecter des informations lors de la visite d'un client. Pour accéder à un workflow, vous devez d'abord cliquer sur le client cible, puis vous serez redirigé vers la page Nouveau workflow pour où différentes activités sont affichées.
Remplir un rapport d'activité
Assignation d'un rapport d'activité
Comment prendre une photo
Comment capturer la position GPS
Comment remplir une matrice
Comment modifier une matrice
Voir l'état de synchronisation d'un rapport d'activité
Partager un-rapport d'activité
Remplir un rapport d'activité
Remplir un Workflow est également connu sous le nom de remplir un rapport d'activité, c'est-à-dire remplir un Workflow une fois = 1 rapport d'activité terminé, le remplir 3 fois = 3 rapports d'activité terminés, etc.
Pour remplir un rapport d'activité, il vous suffit de saisir/fournir des informations dans les différents champs/questions disponibles et de cliquer sur l'icône de soumission une fois terminé. Des exemples d'informations à fournir aux questions de workflow sont : images, dates, choix unique, choix multiples, nombres entiers, notes, texte ouvert/commentaires, sélection de produits etc.
La plupart des activités comportent une ou plusieurs questions obligatoires qui doivent toutes être remplies avant que vous puissiez soumettre votre rapport. Ces questions obligatoires ont des boutons de couleurs (Rouge/Vert) pour une identification facile.
Après avoir rempli votre workflow, prêtez attention à l'icône/bannière d'envoyer. c'est à dire:
(COULEUR GRISE)
= toutes les questions obligatoires n'ont pas été remplies, vous ne pourrez pas soumettre
(COULEUR JAUNE)
= toutes les questions obligatoires ont été remplies, vous pourrez soumettre.
Après avoir soumis une activité, vous serez dirigé vers une page indiquant que votre activité a été soumise avec succès et si vous souhaitez entreprendre d'autres actions telles que commencer un nouveau workflow ou finir la visite.
Une fois que vous aurez cliqué sur finir la visite, vous serez automatiquement retiré du client sélectionné.
En cliquant sur Aller aux workflows, vous serez redirigé vers la page des workflows où vous pourrez procéder à une autre activité de workflow pour la journée.
Assignation d'un rapport d'activité
Si vous remplissez un workflow à plusieurs étapes (rapport d'activité comportant plus d'une étape, par exemple un workflow de commande et de livraison), vous aurez la possibilité, à la fin de la première étape, d'assigner une activité. À la fin de la première étape, vous aurez la possibilité d'assigner une activité.
Cette option est importante car elle vous permet de choisir qui effectuera l'étape suivante de l'activité. Une fois que vous avez pu attribuer l'étape suivante à l'utilisateur préféré, ce dernier reçoit une notification dans la cloche de notification située en haut à droite. L'utilisateur verra également le statut de l'activité une fois terminée dans la même section.
Ces activités assignées sont accessibles dans l'onglet "workflows" sous "workflows en cours".
Comment prendre une photo
Pour prendre une photo, cliquez simplement sur l'icône de l'appareil photo et prenez votre photo.
Vous pouvez reprendre la photo en cliquant sur l'icône de suppression à gauche, ou la sauvegarder en cliquant sur l'icône de coche à droite si elle est de bonne qualité.
Pour plus d'informations sur la façon de prendre des photos, veuillez regarder la vidéo ci-dessous.
Les photos de mauvaise qualité / sombres sont automatiquement rejetées par l'application si un utilisateur essaie de les enregistrer, elles doivent donc être reprises.
Comment capturer la position GPS
Vous êtes souvent amené à capturer la position GPS, dans un workflow ou une liste de clients. Pour ce faire:
Cliquez sur l'icône GPS
La précision sera affichée. Si la précision est inférieure à 10 mètres, la position GPS est automatiquement collectée.
Si elle est supérieur à 10 mètres et que vous souhaitez toujours l'enregistrer, cliquez sur Valider, mais assurez-vous que la précision est de 15 m ou moins.
Pour obtenir une meilleure précision, attendez quelques instants et assurez-vous d'être à l'extérieur du l'agence du client lors de l'enregistrement GPS.
Une fois l'enregistrement GPS validé, vous verrez votre position sur Google Maps. En cliquant sur l'icône Google Maps, vous pouvez ouvrir Google Maps en plein écran (pas nécessaire sauf si vous voulez voir plus de détails sur l'emplacement capturé).
Pour plus d'informations sur les actions susmentionnées, veuillez visionner la vidéo ci-dessous.
Comment remplir une matrice
Les questions matricielles sont composées d'éléments avec leur description et leurs catégories. Ces éléments sont généralement des produits différents dans leurs catégories respectives, leur quantité, leur prix, leur emballage etc. Ils peuvent être parcourus via l'onglet des catégories.
Pour remplir une matrice cliquez sur la catégorie concernée, sélectionnez votre article, renseignez les informations demandées et validez. Répétez le processus pour tous les éléments que vous souhaitez remplir.
Les éléments remplis ont généralement des coches vertes en haut à droite de leurs images.
Apres avoir validé, vous aurez un affichage récapitulatif des éléments sélectionnés et des informations saisies.
Comment modifier une matrice
Pour modifier une matrice, cliquez sur l'icône de modification/stylo située à côté de l'élément rempli. Vous pouvez ensuite sélectionner l'élément que vous souhaitez modifier et modifier les informations, ou vous pouvez supprimer des éléments précédemment remplis en cliquant sur l'icône de suppression en bas à droite de l'écran.
Pour plus d'informations sur les actions susmentionnées, veuillez regarder la vidéo ci-dessous.
Voir l'etat de synchronisation d'un rapport d'activite
Nous utilisons les mêmes icônes que pour les éléments. Ils s'affichent à droite.
Si le rapport d'activité est synchronisé localement, une seule coche grise s'affichera.
Si le rapport d'activité est synchronisé en ligne, deux coches vertes s'afficheront.
Notre application mobile fonctionne entièrement hors ligne. Une fois votre environnement chargé, vous pouvez tout faire sans connexion Internet.
Après avoir soumis un rapport d'activité, si vous êtes hors ligne, il apparaîtra sous la section "Workflow terminé" avec une coche et le nombre de rapports d'activité en attente indiqués dans de petits cercles rouges à l'extrême droite.
Pour synchroniser les rapports d'activité en attente, vous avez besoin d'une connexion Internet et les rapports d'activité en attente seront automatiquement synchronisés.
L'onglet de cette page répertorie et affiche également le nombre de rapports d'activité synchronisés et en attente. Les rapports d'activité en attente seront répertoriés avec une coche à côté, tandis que les rapports d'activité synchronisés auront deux coches à côté.
Les rapports d'activité en brouillon sont affichés sous les "Workflows en cours"
Assurez-vous toujours que vous avez fait votre "Check Out" de l'endroit que vous avez visité, en synchronisant tous les rapports d'activité en attente. Sinon, ils ne seront pas synchronisés.
S'il s'est synchronisé correctement, il apparaîtra dans la section "Workflow terminés", avec deux coches vertes à côté.
Vous pouvez manuellement repousser un élément synchronisable. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans la section Alertes de synchronisation de l'onglet Paramètres. Sélectionnez l'activité que vous souhaitez pousser manuellement. En bas à droite de votre écran, vous verrez un bouton "essayer de synchroniser". Cliquez sur ce bouton pour repousser manuellement la synchronisation.
En arrière-plan, l'application fait :
La synchronisation des rapports d'activité toutes les 50 minutes, ce qui limite le nombre de rapports d'activité en attente.
L synchronisation générale toutes les 24 heures, cela garantit que les éléments sont tous mis à jour.
Pour plus d'informations, veuillez visionner la vidéo ci-dessous.
Partager un rapport d'activité
Sur le workflow de votre choix, cliquez sur l'activité que vous souhaitez partager puis cliquez sur les 3 points tout à droite.
Après avoir cliqué sur les 3 points, un menu déroulant apparaîtra avec une option de partage.
En cliquant sur l'icône de partage, vous pourrez partager votre activité via SMS, WhatsApp ou e-mail, après avoir effectué les modifications nécessaires.
Les champs contenus dans ce message partageable sont paramétrés dans l'application Web pour chaque question.
Pour plus d'informations sur les actions susmentionnées, veuillez regarder la vidéo ci-dessous.
Mis à jour le : 13/08/2024
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